Zatrudnianie pracowników – jakie formalności należy spełnić?

Proces zatrudniania personelu jest bardziej złożony, niż mogłoby się wydawać. Pracodawca musi dopełnić kilku istotnych formalności, zanim nowa osoba oficjalnie dołączy do zespołu. Wśród nich znajduje się m.in. zebranie wymaganych danych osobowych oraz przygotowanie odpowiednich dokumentów. Całość musi oczywiście odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli planujesz zatrudnić pracownika – ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, o czym należy pamiętać.

Jakie dane pracodawca musi uzyskać od kandydata przed zatrudnieniem?

Jako doświadczona agencja pracy, wiemy, co dokładnie powinno znaleźć się w dokumentacji przyszłego pracownika – i chętnie Ci to wyjaśnimy. Na sam początek potrzebne będą podstawowe dane, regulowane przez art. 221 Kodeksu pracy, tj.:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe,
• informacje o wykształceniu,
• posiadane kwalifikacje zawodowe,
• historia zatrudnienia.

Kandydat powinien również przygotować wypełniony kwestionariusz osobowy, świadectwa ukończenia szkół, a jeśli ma – także świadectwa pracy z poprzednich miejsc oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe.

Pracodawca może też wymagać dodatkowych danych, tj: numer PESEL, adres zamieszkania, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci (jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy). Przyda się też numer konta bankowego do wypłaty pensji, o ile pracownik nie złoży wniosku o wynagrodzenie do rąk własnych.

Jeżeli planujesz przyjąć do pracy osoby pochodzące z zagranicy, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem, dotyczącym zatrudniania obcokrajowców. Znajdziesz w nim szczegółowe informacje na temat dodatkowych obowiązków i formalności, które jako pracodawca musisz spełnić.

Badania lekarskie

Osoba zatrudniona na umowę o pracę musi przejść obowiązkowe badania lekarskie. Mają one na celu sprawdzenie, czy przyszły pracownik może bezpiecznie wykonywać swoje obowiązki na danym stanowisku. Zatrudnienie osoby bez aktualnych badań to nie tylko ryzyko dla jej zdrowia, ale również poważne konsekwencje prawne dla firmy. W związku z tym, wystawienie skierowania na badania leży w obowiązku pracodawcy i powinno zawierać:

• rodzaj badania profilaktycznego (np. wstępne, okresowe lub kontrolne);
• nazwę stanowiska, na którym osoba będzie pracować;
• informację o występowaniu czynników szkodliwych lub uciążliwych na danym stanowisku, a także aktualne wyniki badań środowiska pracy.

Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy, badania te muszą odbyć się w godzinach pracy i są w pełni finansowane przez pracodawcę. Orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy powinno być przechowywane w aktach osobowych pracownika, w części A.

Podpisanie umowy o pracę

Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę. Kodeks Pracy wyróżnia trzy podstawowe rodzaje takich umów:

• umowę na okres próbny,
• umowę na czas określony,
• umowę na czas nieokreślony.

Każdy z tych rodzajów różni się czasem trwania, celami oraz warunkami rozwiązania, dlatego kluczowe jest dopasowanie odpowiedniej formy zatrudnienia do specyfiki pracy oraz potrzeb firmy.

Jeżeli z jakiegoś powodu nie doszło do podpisania dokumentu w odpowiednim czasie, pracodawca ma obowiązek – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy – pisemnie potwierdzić wszystkie uzgodnienia dotyczące zatrudnienia. Chodzi tu przede wszystkim o określenie stron umowy, jej rodzaju oraz podstawowych warunków pracy i wynagrodzenia. Każda umowa o pracę musi zawierać takie elementy jak:

• termin rozpoczęcia pracy,
• rodzaj wykonywanych obowiązków,
• miejsce ich wykonywania,
• wysokość wynagrodzenia wraz ze wskazaniem jego składników,
• wymiar czasu pracy (np. pełen etat lub pół etatu).

Szkolenie z BHP

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed rozpoczęciem wykonywania przez niego obowiązków służbowych. Celem takiego szkolenia jest wyposażenie pracownika w niezbędną wiedzę i umiejętności, które pozwolą mu bezpiecznie realizować zadania zawodowe, biorąc pod uwagę specyficzne zagrożenia występujące na jego stanowisku pracy.

Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy oraz na koszt pracodawcy. Powinny składać się z dwóch części: instruktażu ogólnego, który dotyczy zasad bezpieczeństwa obowiązujących w firmie, oraz instruktażu stanowiskowego, dostosowanego do specyfiki konkretnego stanowiska pracy. Programy szkoleń są opracowywane w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, a pracownik potwierdza ich ukończenie podpisem na karcie szkolenia wstępnego. Dokument ten powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika.

Oprócz szkoleń wstępnych, pracodawca jest zobowiązany do organizowania szkoleń okresowych. Ich celem jest przypomnienie pracownikom zasad BHP oraz zaktualizowanie wiedzy na temat możliwych zagrożeń, jakie mogą występować w miejscu pracy. Częstotliwość tych szkoleń zależy od charakterystyki pracy, warunków panujących na stanowisku oraz stopnia ryzyka, z jakim pracownik może się spotkać.

Zakres obowiązków i regulamin pracy 

Zakres obowiązków i uprawnień obu stron zawiązujących stosunek pracy, zwykle określa wewnętrzny regulamin firmy, z którym pracodawca musi zapoznać pracownika. W ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę, pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o najważniejszych kwestiach dotyczących jego zatrudnienia oraz ogólnych warunków pracy. Należą do nich m.in.:

• praca pracownika;
• obowiązująca dobowa i tygodniowa norma czasu pracy;
• sposób potwierdzania nieobecności oraz procedurę ich usprawiedliwiania; 
• zasady dotyczące odpoczynku – zarówno dobowego, jak i tygodniowego;
• wymiar urlopu wypoczynkowego;
• ilość i długość przerw w pracy, które przysługują pracownikowi;
• zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i ich rekompensaty;
• szczegóły dotyczące pracy zmianowej – w tym przechodzenie ze zmiany na zmianę;
• warunki pracy w godzinach nocnych;
• zasady przemieszczania się między różnymi miejscami pracy, jeśli jest wykonywana w kilku lokalizacjach;
• ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą;
• wysokość, sposób i częstotliwość wręczenia wynagrodzenia;
• dodatkowe składniki wypłaty lub świadczenia pieniężne/rzeczowe, które nie zostały określone w umowie;
• prawo do szkoleń oraz zasady polityki szkoleniowej w firmie, jeśli pracodawca je zapewnia;
• informacje o układzie zbiorowym pracy lub innych porozumieniach zbiorowych, którymi objęty jest pracownik lub o organach i instytucjach, które zawarły takie porozumienie;
• szczegóły dotyczące procedury rozwiązania stosunku pracy – w tym wymogi formalne, okres wypowiedzenia oraz możliwość odwołania się do sądu pracy, a także sposób ustalania okresów wypowiedzenia, gdy nie jest możliwe podanie ich na dzień przekazania informacji.

Pracownik potwierdza zapoznanie się z regulaminem oraz powyższymi informacjami podpisując oświadczenie. Dokument taki może mieć formę osobnej karty lub być częścią szerszego dokumentu, w którym znajduje się odpowiednia adnotacja.

Wypłata wynagrodzenia – terminy i obowiązki pracodawcy

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia pracownikowi co najmniej raz w miesiącu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pensja musi zostać wypłacona najpóźniej do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Należy również pamiętać, że pracownikowi na na umowę o pracę i w pełnym wymiarze godzin, przysługuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, które od 1 stycznia 2025 wynosi 4666 zł brutto.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca jest zobowiązany zgłosić nowo zatrudnionego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie powinno odbyć się za pomocą formularza ZUS ZUA, który obejmuje zarówno ubezpieczenie społeczne, jak i zdrowotne. Ponadto, pracownik ma możliwość zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego – za pośrednictwem pracodawcy – swoich uprawnionych członków rodziny. W takim przypadku pracodawca przekazuje do ZUS-u druk ZUS ZCNA.

Zgłoszenie pracownika do PPK

Pracodawca jest zobowiązany zgłosić zatrudnioną osobę do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) w okresie pomiędzy 14 dniem a 3 miesiącem, od rozpoczęcia pracy przez pracownika. Zgłoszenie do programu odbywa się automatycznie w przypadku większości personelu i dotyczy to osób, które:

• są objęte obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym,
• ukończyły 18. rok życia, ale nie mają jeszcze 55 lat,
• nie złożyły rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

Z kolei rejestracja pracownika w PPK musi nastąpić najpóźniej do 10. dnia miesiąca, który następuje po trzymiesięcznym okresie zatrudnienia.

Obowiązki okresowe wobec ZUS, US i PPK po zatrudnieniu

Przedsiębiorcy, jako płatnik, jest zobligowany do obliczania i przekazywania składek ZUS w określonych terminach, zależnych od ich statusu:

• Do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych.
• Do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników mających osobowość prawną, tj. spółki akcyjne, spółki z o.o., spółdzielnie, stowarzyszenia lub fundacje.
• Do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników, w tym przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia oraz przedsiębiorców zatrudniających innych ubezpieczonych, np. spółki osobowe.

W tych samych terminach należy dokonać wpłat na indywidualny rachunek składkowy. Przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą i zatrudniający innych pracowników muszą rozliczać składki oraz wypłacone świadczenia, składając do ZUS formularz ZUS DRA, a także odpowiednie raporty miesięczne, takie jak:

• raport o składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA),
• raport o przychodach ubezpieczonego lub okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA),
• raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek (ZUS RSA). 

Oprócz składek ZUS, pracodawcy mają również obowiązek wpłacania zaliczki na podatek dochodowy na mikrorachunek podatkowy. Nie muszą składać deklaracji PIT-4, wystarczy, że wpłacą zaliczkę na podatek dochodowy do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca.

Jeśli pracownicy uczestniczą w PPK, pracodawca musi wysłać miesięczne deklaracje, zawierające wpłaty na rzecz programu. Deklaracje te należy przesłać do 15. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc, a wpłatę należy uiścić w tym samym terminie do instytucji finansowej.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza – jakie dokumenty musisz prowadzić?

Zatrudniając pracownika na podstawie umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek założenia i regularnego prowadzenia jego akt osobowych. Dla każdego pracownika należy utworzyć osobny zestaw dokumentów, który dzieli się na pięć części: A, B, C, D oraz E.

Część A

To dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Należy w nich zgromadzić wszystko, co kandydat przedłożył podczas rekrutacji. M.in.:

• wypełniony kwestionariusz osobowy;
• świadectwa ukończenia szkół;
• dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje zawodowe;
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienia;
• skierowanie na badania wstępne oraz orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy;
• inne dokumenty, których wymóg dostarczenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B 

To dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia. W momencie rozpoczęcia pracy, należą do nich:

• umowa o pracę lub – jeśli nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie jej warunków, stron oraz rodzaju;
• zakres obowiązków pracownika na danym stanowisku;
• potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminem pracy, warunkami zatrudnienia oraz informacjami o ryzyku zawodowym;
• zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem jego zwrotu lub rozliczenia się;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o korzystaniu (lub braku zamiaru korzystania) z uprawnień wynikających z przepisów o rodzicielstwie; a także dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z opieką nad dzieckiem niepełnosprawnym;

W trakcie stosunku pracy trafią tutaj też wszelkie oświadczenia dotyczące zmian warunków pracy lub wypowiedzenia umowy, a także:

• dokumenty związane ze wszystkimi rodzajami urlopów;
• potwierdzenia udziału w szkoleniach lub kursach zawodowych;
• orzeczenia lekarskie wydawane w ramach badań okresowych lub kontrolnych.

Część C

Tutaj znajdują się wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. W tym:

• oświadczenie pracownika lub pracodawcy o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy;
• dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – jeśli została zawarta;
• kopia wydanego świadectwa pracy;
• jeśli były ku temu powody – potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Część D

Przechowuje się tu dokumenty dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia, a także wnioski o urlop wypoczynkowy. To również miejsce na ewidencję przydzielonej odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz świadczeń z tytułu używania własnej odzieży i obuwia – w tym ekwiwalentów za ich użytkowanie, pranie i konserwację.

Dodatkowo, część D zawiera dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, czyli np. kopie zawiadomień o nałożeniu kary porządkowej lub inne pisma potwierdzające zastosowanie takiej odpowiedzialności.

Część E

Umieszcza się tu dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność innych substancji, a także wszelkie badania przeprowadzanie w tym zakresie.

Roczne rozliczenia – jakie dokumenty musisz przygotować dla pracowników i urzędów?

Pod koniec roku pracodawcy mają obowiązek rozliczenia się z urzędem skarbowym i przygotowania odpowiednich deklaracji podatkowych dla pracowników. To, jaki rodzaj formularzy trzeba wypełnić, zależy przede wszystkim od rodzaju zawartych umów oraz formy rozliczenia pracownika.

PIT-11

Dotyczy osób rozliczanych na zasadach ogólnych. Zawiera informacje o uzyskanych przez pracownika dochodach oraz zaliczkach, pobranych przez pracodawcę, na podatek dochodowy. PIT-11 składa się elektronicznie do urzędu skarbowego – najpóźniej do 31 stycznia za poprzedni rok. Urzędy nie przyjmują już papierowych wersji tych deklaracji. Pracodawca ma też obowiązek przekazać ten dokument samemu pracownikowi do końca lutego. Kopię tego formularza warto przechowywać w dokumentacji firmowej.

PIT-8AR

W przypadku osób zatrudnionych na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, których wynagrodzenie miesięczne nie przekracza 200 zł, stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy. Tacy pracownicy rozliczani są na podstawie formularza PIT-8A, a po zakończeniu roku należy złożyć zbiorczą deklarację PIT-8AR – również do 31 stycznia.

PIT-4R

To deklaracja składana przez przedsiębiorcę wyłącznie do urzędu skarbowego, bez potrzeby przekazywania jej pracownikom. Zawiera ona roczne zestawienie pobranych zaliczek na podatek dochodowy, z podziałem na poszczególne miesiące, od wszystkich pracowników – zarówno tych zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenie czy dzieło. Termin złożenia deklaracji PIT-4R to także 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym.